Neljä helppoa ja digitaalista tapaa pienentää tapahtuman hiilijalanjälkeä

Neljä helppoa ja digitaalista tapaa pienentää tapahtuman hiilijalanjälkeä

1. Osallistujalistat, ovathan ne pilvipalvelussa?

Tapahtumien digitalisaatiosta on puhuttu pitkään, mutta vielä tänäkin päivänä paljon työtä tehdään manuaalisesti, apuna kynä, viivotin ja tulostettu nimilista osallistujista.
Sen sijaan, että paikalle saapuvat osallistujat merkitään käsin paperiseen listaan, ekologinen ja tietoturvallinen vaihtoehto on kirjata osallistujat saapuneiksi joko QR-koodin tai muun digitaalisen tunnisteen avulla.

Kaikki osallistujien saapumisdata tallentuu reaaliajassa turvalliseen pilvipalveluun ja aikaa vapautuu oikean nimen etsimisestä lämpimään tervetulotoivotukseen ja kohtaamiseen. QR-liput toimivat mobiilisti vieraan kännykän ruudulta ja NFC-sirut kierrätetään tapahtuman jälkeen, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen lukemattomia kertoja. Säästät luontoa useiden paperiarkkien verran jo yhdessä tapahtumassa pelkästään osallistujatiedon osalta. Ekologisuuden lisäksi saat loistavaa dataa osallistujien paikallaolosta tapahtuman mittaamisen tueksi.

2. Ethän enää printtaa paperisia lounas- ja drinkkilippuja?

Ajatelkaa tapahtumaa, johon osallistuu 5000 vierasta. Jokaiselle vieraalle annetaan viisi drinkkilippua. Yhteensä se tekee 25 000 lippua paperia, joka lentää tapahtuman jälkeen roskiin. Aikamoista paperin tuhlausta! Kuvitelkaa myös se valtava työmäärä, joka tapahtuman jälkeen kuluu lippujen ja lappujen laskemiseen kulutuksen raportointia varten – se ei aivan tunnissa suju.

Sen sijaan alle tunnissa sujuu digitaalisten drinkkilippujen raportointi, kun tapahtumasi tuotteet on digitalisoitu. Voitte määrittää ennen tapahtumaa, kuinka monta tuotetta jokaiselle vieraalle annetaan – vai onko jollain peräti rajattomasti tuotteita. Tuotekategorioita voi olla rajattomasti ja jokaiselle tuotteelle voidaan määrittää myös hinta. Käyttö tapahtumassa onnistuu vain digitaalista tunnistetta näyttämällä, vieras kiittää sujuvasta palvelusta sekä lyhyistä jonoista ja henkilökunta iloitsee helppoa ja läpinäkyvää kulutuksen seurantaa ja raportointia.

3. Kuka vielä käyttää käyntikortteja?

Hirveä pino käyntikortteja tapahtuman jälkeen! Kenen kanssa juttelit yhteistyömahdollisuuksista ja mistä palveluistasi Matti Meikäläinen olikaan kiinnostunut? Näytteilleasettajapisteelläsi kävi ainakin Assi Asiakas ja Venla Vieras, mutta mihin ihmeeseen kirjoititkaan heidän yhteystietonsa?

Sillä aikaa kun etsit muistivihkoasi, olisit voinut vaihtaa kuulumiset tärkeiden vieraidesi kanssa. Kuulostaako tutulta?

Mitä jos tarjoaisit vieraillesi helpon tavan jättää yhteystietonsa ja lisätietoja vain digitaalista tunnistetta lukemalla? Käytät vain sekunnin vieraan QR-koodin tai NFC-sirun lukemiseen, jolloin heidän yhteystietonsa tallentuvat pilvipalveluun. Älä käytä aikaa manuaaliseen työhön ja tuskaile paperilappusien kanssa vaan nauti aidosta asiakaskohtaamisesta tapahtumassasi. Näytä esimerkkiä muille siinä, että pienistä paperipuroista kasvaa iso joki.

Lupaan, että myyntinne ja markkinointinne iloitsee tapahtuman jälkeen, kun he voivat kohdistaa jälkimarkkinointi- ja myyntiyhteydenotot juuri oikeille henkilöille.

4. Hyödynnätkö kerättyä dataa tulevien tapahtumien suunnittelussa?

Kun kaikki tapahtumasi data tallentuu pilveen, se on käytettävissäsi myös tulevien tapahtumien suunnittelussa.

Voit optimoida henkilöstöresurssit oikein, kun sinulla on tieto siitä, milloin vieraasi saapuvat tapahtumaasi ja milloin he poistuvat. Digitaalisten lounas- ja drinkkilippujen kulutuksen datan perusteella sinulla on ”musta tuntuu”-arvailun sijasta varma käsitys, minkä verran lounaita tapahtumissasi tyypillisesti kuluu. Näin varaat sopivasti ruokaa, etkä joudu heittämään ylimääräistä ruokaa haaskiin. Niin – ja kun tiedät, pitävätkö vieraasi tyypillisesti enemmän viinistä kuin lagerista, säästät luontoa myös logistiikan kannalta.

Jaa sivu
  •  
  •  
  •  
  •